Wybierz CMMS, którego zespół będzie faktycznie używać
Najlepszy system CMMS to taki, który wspiera codzienną pracę techników, planistów i kierowników utrzymania ruchu. Zanim podejmiesz decyzję o wyborze rozwiązania, poznaj 5 praktycznych rad, które pomogą uniknąć kosztownych błędów i zwiększyć szanse na udane wdrożenie.
Dwa sygnały, że warto wybrać (nowy) CMMS
Większość zespołów zna odpowiedź, zanim wypowie ją na głos. Jeśli którykolwiek z poniższych sygnałów brzmi znajomo, koszt pozostania przy obecnym rozwiązaniu prawdopodobnie już przewyższa koszt zmiany.
Nadal korzystasz z papieru lub Excela
Posiadasz CMMS, ale nie spełnia swojej roli
Włącz odpowiednie osoby od samego początku
O powodzeniu wdrożenia CMMS rzadko decyduje sam zakup systemu. Znacznie ważniejsze jest to, czy osoby, które będą z niego korzystać każdego dnia, miały wpływ na jego wybór i czy wybrany CMMS odpowiada ich realnym potrzebom.
Główny inicjator projektu. Odpowiada za uzasadnienie biznesowe i wdrożenie systemu. Najprawdopodobniej to właśnie on czyta ten poradnik.
To oni będą pracować z systemem każdego dnia. Jeśli nie zobaczą go podczas prezentacji i nie ocenią jego użyteczności, to wybierasz rozwiązanie dla osób, które później mogą nie chcieć z niego korzystać.
To właśnie produkcja zgłąsza awarie i odczuwa skutki przestojów oraz planowanych przegądów. Ich potrzeby i oczekiwania powinny zostać uwzględnione już na początku procesu wyboru.
Odpowiada za kwestie bezpieczeństwa, integracji i infrastruktury. Jeśli te wymagania nie zostaną spełnione, projekt może zostać zablokowany. Warto zaangażować IT od samego początku.
Analizują umowę i koszt użytkowania systemu. Zwracają uwagę na warunki licencji, okres obowiązywania umowy, możliwość jej zakończeniaoraz ewentualne opłaty za dodatkowe moduły i usługi.
W branżach, w których kluczowe znaczenie mają pozwolenia na pracę, ocena ryzyka czy ścieżki audytowe, dział BHP powinien uczestniczyć w procesie od początku.
Dwanaście obszarów, w których systemy CMMS faktycznie się różnią.
Każda organizacja ma inne wymagania dotyczące utrzymania ruchu. Potraktuj tę listę jako punkt wyjścia i dopisz własne wymagania do każdego obszaru. Następnie omów je z przedstawicielami działów wskazanych w kroku 2 – to pomoże wybrać system, który będzie odpowiadał rzeczywistym potrzebom użytkowników.
Dobrze zaprojektowana struktura maszyn, urządzeń i obiektów wpływa na wszystkie pozostałe procesy w systemie.
Obsługa zleceń pracy to około 80% codziennego wykorzystania systemu. Jeśli jest niewygodna, użytkownicy szybko przestaną korzystać z systemu.
Pracownicy utrzymania ruchu potrzebują dostępu do informacji bezpośrednio przy maszynie, a nie tylko przy komputerze.
Odpowiednie narzędzia pomagają spełniać wymagania audytowe i skuteczniej realizować działania prewencyjne.
Brak części na stanie może kosztować więcej niż ich zakup. Nadmierne zapasy również generują niepotrzebne koszty.
Dostęp do właściwych KPI i przejrzystej historii działań ułatwia podejmowanie decyzji i przygotowanie do audytów.
Wraz z rozwojem organizacji system CMMS będzie wymagać zmian i dostosowania. Kluczowe pytanie brzmi: czy możesz wykonać je samodzielnie?
Warto dokładnie przeanalizować zasady licencjonowania, ponieważ mają bezpośredni wpływ na całkowity koszt użytkowania systemu.
Prędzęj czy później będziesz chciał zintegrować system CMMS z innymi systemami w zakładzie. Od razu upewnij się że system na to pozwoli, inaczej za jakiś czas będziesz musiał zaczynać wybór od początku.
Naruszenie bezpieczeństwa może prowadzić do wycieku danych operacyjnych, umów czy informacji o pracownikach. To jeden z kluczowych obszarów oceny przez dział IT.
Awaria systemu CMMS podczas przestoju produkcyjnego to ostatnia rzecz, której potrzebuje dział utrzymania ruchu.
stnieje ogromna różnica między wdrożeniem trwającym dwa miesiące a projektem rozciągniętym na rok. Czas użytkowników i zespołu wdrożeniowego ma znaczenie.
Postaw na metodyczne porównanie systemów CMMS.
Dobra prezentacja nie zawsze oznacza dobry system. Aby wybrać właściwe rozwiązanie, warto zastosować prosty i uporządkowany proces oceny. Oto cztery sprawdzone kroki.
Porównuj według tych samych kryteriów
Przygotuj jeden zestaw wymagań. Zadawaj pytania podczas prezetacjii lub prześlij listę do 3-5 dostawców. Dzięki temu ocenisz systemy według tych samych zasad, a nie na podstawie różnych prezentacji.
Testuj własne scenariusze pracy
Przygotuj dwa rzeczywiste zlecenia pracy z ostatnich tygodni i poproś dostawcę o pokazanie, jak zostałyby obsłużone w jego systemie. Standardowa prezentacja niewiele mówi o codziennej pracy. Znacznie więcej dowiesz się, obserwując, jak system radzi sobie z rzeczywistymi scenariuszami.
Zweryfikuj doświadczenia innych klientów
Nie ograniczaj się do referencji. Zapytaj użytkowników, jakie wyzwania napotkali podczas wdrożenia, ile czasu zajęło uruchomienie systemu i jak wygląda jego rozwój po kilku latach użytkowania.
Sprawdź system w praktyce
Pilotaż obejmujący jedną lokalizację lub wybrany obszar utrzymania ruchu pozwoli ocenić użyteczność systemu przed podjęciem ostatecznej decyzji. To często najlepszy sposób na ograniczenie ryzyka wdrożenia.
Najczęstsze błędy przy wyborze CMMS
Większość problemów związanych z wdrożeniem CMMS wynika nie z wyboru niewłaściwego systemu, ale z błędów popełnionych podczas procesu zakupu i wdrożenia. Oto cztery pułapki, na które warto zwrócić szczególną uwagę.
Większość dostawców spełnia podstawowe wymagania. O sukcesie wdrożenia decyduje jednak wygoda użytkowania i dopasowanie systemu do rzeczywistych procesów.
Nawet najlepszy system CMMS nie przyniesie efektów, jeśli technicy nie będą z niego korzystać. Warto zaplanować wdrożenie i zaangażowanie użytkowników już na etapie wyboru systemu.
Wdrożenie wymaga czasu również od zespołu utrzymania ruchu, produkcji i administratorów. Warto wcześniej poznać rzeczywisty zakres prac po stronie organizacji.
Aplikacja mobilna, magazyn części zamiennych czy integracje z IoT mogą wymagać osobnych opłat. Przed podpisaniem umowy upewnij się, że otrzymałeś szczegółową informację, które funkcje są wliczone w cenę, a które wymagają dodatkowych licencji.
